Privacy-verklaring

Privacy-verklaring

Privacyverklaring Woonstichting Langedijk

versie 1 september 2018, versie 1.0

Inleiding
Woonstichting Langedijk verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u, in het kader van het woongenot, vertrouwen heeft in onze organisatie. Daarom doen we er graag alles aan om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. Woonstichting Langedijk handelt binnen de kaders van de wet en maakt daarvoor onder andere gebruik van de privacy documenten die beschikbaar zijn gesteld door Aedes. Aedes is de landelijke brancheorganisatie van woningcorporaties in Nederland.

Opbouw privacyverklaring
In de inleiding van dit document is informatie te vinden over Woonstichting Langedijk als organisatie als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens. Daarna wordt duidelijk welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook wordt toegelicht voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Woonstichting Langedijk.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren we uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.

Ben u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?
Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van u te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld voor de opsporing van strafbare feiten.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens zodat wij u als klant optimaal kunnen bedienen. Het gebruiken van uw gegevens is noodzakelijk voor de huurovereenkomst of de precontractuele fase.
Voor sommige extra producten en diensten zoals onze nieuwsbrief vragen we eerst uw uitdrukkelijke toestemming voordat we meer persoonsgegevens van u verzamelen, dit kan ook gebeuren als het gaat om meer gevoelige persoonsgegevens zoals het gebruik van een camera. Op deze twee middelen gaan we hieronder wat uitvoeriger in.

Gegevens verzameld bij anderen?
Woonstichting Langedijk verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen we van de betrokkenen zelf.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?
Woonstichting Langedijk is als stichting de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Wie is de functionaris van gegevensbescherming of privacy officers?
Woonstichting Langedijk heeft gekozen voor interne privacy officers. Deze functie wordt vervuld door mevrouw Karen Sinnema en mevrouw Maaike Arts, bereikbaar op telefoonnummer 0226-331470.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?
Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u:

(categorie 1) Naam en contactgegevens:
Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, historische adressen, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.

(categorie 2) Betaalgegevens:
Dit zijn uw rekeningnummer, creditcardnummer, betaalhistorie, inkomenstoets, BSN.

(categorie 3) Bijzondere persoonsgegevens:
Dit zijn medische gegevens van bijvoorbeeld geestelijke gezondheidszorg en jeugdzorg. Gegevens over crimineel gedrag zoals over bijvoorbeeld een wietplantage. Verder valt een kopie van legitimatiebewijs (rijbewijs, ID-kaart en paspoort) onder deze categorie omdat hier een BSN op kan staan.

Voor welke doelen gebruiken we uw gegevens?
Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij (generieke) hoofddoelen en (specifiekere) subdoelen.

ALeveren van diensten

A1. Inschrijven in onze systemen 
A2. Opmaken van huurovereenkomst
A3. Klantenservice
A4. Authenticatie van de klant
A5. Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen
A6. Het onderhouden van de huurwoning
A7. Inschrijven voor de nieuwsbrief

B. Onderzoek en statistiek

B1. Bijhouden van aantal klanten per regio, per woning, aantal reacties op advertenties
B2. Analyseren van deze data

C. Bestrijden fraude en criminaliteit

C1. Bijhouden van huurachterstand
C2. Onderzoek naar fraude
C3. Beleggen van fraudeproblemen bij de politie

D. Juridische geschillen

D1. Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil

Voor welke diensten gebruiken we uw gegevens?
Dienst 1: inschrijven van een klant
Voor het inschrijven van een klant gebruikt Woonstichting Langedijk persoonsgegevens uit de 1e categorie. Dit heeft als doel het aanmaken van een nieuwe klant in ons computersysteem om vervolgens een woning te koppelen aan deze klant.

Dienst 2: verhuren van een woning
Voor het verhuren van een woning gebruikt Woonstichting Langedijk persoonsgegevens uit de 1e, 2e en 3e categorie.

Dienst 3: overige verwerkingen
Woonstichting Langedijk verwerkt verder persoonsgegevens uit de 1e, 2e en 3e categorie, daar waar nodig. Dit kan zijn bij het gebruik van de klantenservice door een klant, het doen van onderzoek, als er overlast ontstaat, bij het afhandelen van juridische geschillen of het bestrijden van fraude en criminaliteit. Wij verwerken alleen strafrechtelijke persoonsgegevens als onderbouwing voor een rechtsvordering.

Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?
Overeenkomst
Woonstichting Langedijk gebruikt voor het verhuren van een woning of het verkopen van een woning een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in het systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.

Rechtvaardig belang
Om onze bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren, moeten wij uw persoonsgegevens verwerken. De bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt als onderbouwing van een rechtsvordering, uitzondering 6 van de ‘Wettelijke uitzonderingen AVG’.

Toestemming
Woonstichting Langedijk gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd via de website, waarbij de klant het e-mailadres kan invullen en een hokje kan aanvinken. Deze toestemming bewaart Woonstichting Langedijk ter registratie.

Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming
Woonstichting Langedijk maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat Woonstichting Langedijk bijvoorbeeld niet aan profiling doet.

Delen we de gegevens met andere partijen?
Woonstichting Langedijk deelt de persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld elektriciens, timmermannen, loodgieters en glazenwassers. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer voor het maken van een afspraak. Ook werkt Woonstichting Langedijk soms samen met bijvoorbeeld een zorginstelling of de politie. Dit heeft te maken met het aanpakken van overlast en fraude.

Daarnaast maakt Woonstichting Langedijk gebruik van een aantal softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en dat betekent dat wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten.

Woonstichting Langedijk zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?
Woonstichting Langedijk heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacyverordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

Hoe beveiligen we uw gegevens?
Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft Woonstichting Langedijk een strikt beleid als het hier om gaat. Zoals eerder duidelijk gemaakt, verwerken we alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat, als we uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?
(categorie 1) Naam en contactgegevens
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat de klant geen huurder meer is, of anderszins geen relatie meer met ons heeft.

(categorie 2) Betaalgegevens
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat.

(categorie 3) Bijzondere persoonsgegevens
Deze gegevens bewaren we niet. Soms is het nodig bepaalde gegevens over te dragen aan andere instanties, of zijn we verplicht deze langer te bewaren. In dat geval kan het voorkomen dat we de gegevens langer bewaren.

Welke rechten heeft u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?
Woonstichting Langedijk vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via deze website contact op te nemen met ons. Onder het kopje ‘contact’ vindt u een apart formulier 'privacy'. Via dit formulier kunt u gebruik maken van de volgende rechten:

  • het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
  • het recht van correctie: als de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
  • het recht van verwijdering: als wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst of de accountantscontrole;
  • het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
  • het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken als de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
  • het recht van bezwaar: als wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen.


Cookies
Woonstichting Langedijk gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Functionele cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Daarnaast worden deze cookies gebruikt voor het opsporen van misbruik van de website. Analytische cookies worden gebruikt om informatie te verzamelen over het gebruik van de website. Gemeten wordt hoeveel bezoekers de website bezoeken, op welk tijdstip de website en -pagina's worden bezocht, vanuit welke regio de internetgebruiker de website bezoekt, via welke andere website de bezoeker op de website is gekomen, welke pagina's worden bezocht (hoe lang en hoe vaak) en in welke volgorde en of er foutmeldingen zijn opgetreden. De verzamelde gegeven worden gebruikt om de inhoud van de website optimaal af te stemmen op de wensen de behoeften van de bezoekers.

U kunt met behulp van uw browserinstellingen aangeven dat u niet (langer) wilt dat er cookies op uw hardware worden geplaatst. Houd er wel rekening mee dat onze website dan niet optimaal meer werkt.

Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar info@woonstichtinglangedijk.nl of bellen met 0226-331470. 

Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens
Woonstichting Langedijk vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, het kan voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen via info@woonstichtinglangedijk.nl of bellen met 0226-331470.